Aller Anfang ist schwer …

- oft auch der Einstieg in Gespräche, wie sie beruflich geführt werden (müssen). Der Beginn von Besprechungen und Meetings mit einer Gruppe von Menschen ist in der Regel etwas einfacher, weil formale Dinge ein Gerüst bilden. Sie sind allen bekannt, werden erwartet und vorausgesetzt. Noch ist niemand in Gefahr, sich rechtfertigen zu müssen, schlimme Botschaften zu überbringen oder die verbale Keule auszupacken. Gerade in aufgeheizten Zusammenhängen oder bei einer unangenehmen Vorgeschichte erleben es viele Menschen als stabilisierend, wenn zu Beginn Dinge besprochen und geklärt werden, die nicht belastet sind: Wer schreibt Protokoll? Zeitrahmen, Tagesordnung. Bei eher informellen Meetings werden Vorschläge gesammelt, in eine Reihenfolge gebracht, und dann kann es losgehen.

Etwas ganz anderes sind 4-Augen-Gespräche, Konfliktgespräche oder die Kommunikation bei sehr belasteten Ausgangslagen. Hier kommt etwas hinzu, worüber sich selten jemand Gedanken macht: Die ersten Minuten haben eine immens wichtige Funktion für die gesamte jetzt beginnende Besprechung. Wer unter Druck, voller Befürchtungen oder mit viel Ärger im Bauch in ein Gespräch geht, kann nicht von Anfang an in großer Ruhe und sehr konzentriert agieren. Also kommt es darauf an, Menschen ankommen zu lassen, ihnen zu ermöglichen, dass sich Spannung löst und sich möglichst rasch die benötigte Konzentration einstellt und damit der Zugriff auf die persönlichen Reserven funktioniert. Diese Funktion hat der bekannte Smalltalk – es handelt sich fast ausschließlich um Arbeit auf der Beziehungsebene. In vielen Gegenden der Welt ist diese Form der Kommunikation kulturell etabliert, mal mehr, mal weniger. Sehr auf Effizienz und Sachebene trainierte Menschen sehen diese Zeitspanne und die darin eingebetteten sozialen Aktivitäten häufig als Zeitverlust und überflüssig an. Dabei sollte man aber bedenken, dass die kulturelle Gebundenheit eines solchen Gesprächseinstiegs nur eine Seite der Medaille darstellt.

Zurück zum Meeting: Von Amazon ist bekannt geworden, dass dort Meetings mit einer 'Stillarbeitsphase' beginnen: Alle Teilnehmenden lesen 30 Minuten einen Text, der sie in kompakter Form auf Themen vorbereitet. Sehr schnell kehrt Ruhe ein, die Konzentration fährt hoch, und alle Teilnehmer sind bereit zur gemeinsamen Arbeit. Also: Haben Sie in solchen Situationen keine Scheu vor scheinbarem Zeitverlust – es lohnt sich immer, erst eine Beziehung zu etablieren und anderen zu Konzentration zu verhelfen. Dann verläuft die gemeinsame Arbeit deutlich effektiver.